Už několikrát mi přilítla otázka, jakým způsobem komunikuji a bookuji především svatby. Ptali jste se na workshopech, na live streamu a teď naposledy jsme to lehce načali i v rozhovoru pro kvalitní fotky. Tak jsem se rozhodl, že o tom napíšu krátký blog.
Pokud bookujete focení (a především svatby) a píšete si informace jen tak do kalendáře, pokaždé vymýšlíte nový email atd, tak víte, že se sem tam stane, že na něco zapomenete. Nebo si nepamatujete všechno, na čem jste se domlouvali. A to je při velkém množství zakázek poměrně běžná věc a naprosto to chápu, stávalo se mi to taky. Proto jsem se začal poohlížet po nějakém nástroji, který by mi celé workflow usnadnil. Neměl jsem moc velká očekávání. Vlastně jsem chtěl jen něco, co mi pomůže evidovat zakázky s poznámkami, abych se v tom neztrácel. A když jsem vyzkoušel Studio Ninja, dostal jsem toho mnohem víc. Mimochodem, tohle není sponzorovaný post bohužel 😀 Podělím se s vámi jen o svou zkušenost.
Takže jak se dočtete na úvodní stránce studioninja.co, zjistíte, že se jedná o studio management software vytvořený pro fotografy, od fotografů. Ani já nevím přesně co je studio management software, ale vím co je CRM – customer relationship management a zjednodušeně můžeme říct, že je to to stejný. Co se funkcí týká, dostanete především tohle (vypisuju to, co je pro mě samotného důležité):
- Workflow – nastavíte si jednoduše, jaký má být postup při objednávce. Klient zabookuje, SN mu odpoví, vám to něco připomene, něco se odešle atd. U každého žánru focení může být workflow nastavené jinak – protože jinak bookujete svatby a jinak portréty, video atd. (Ano i pro videomakery je to skvělá platforma).
- Fakturace – protože proč používat další software na faktury, když to můžu mít v jednom? Navíc se ty faktury můžou odesílat i automaticky, automaticky se posílají připomínky na splatnost atd.
- Automatizace – hodně z úkolů se může stát automaticky. Předepíšete si email a frnk, je to tam. A vy můžete klidně spát. Připomínky klientům před focením, tipy jak se obléct na focení, poděkování po focení. Stačí si to předepsat jednou a jen to nastavit. Šetří to kvanta času a nemusíte myslet na to, jestli jste klientovi řekli všechny potřebné informace.
- Kalendář – SN má svůj vlastní kalendář, který se dá navíc propojit s google kalendářem. Takže ve chvíli kdy zabookujete focení, máte to hned ve svém google kalendáři.
- Aplikace – ano i SN má svoje aplikace, takže si ten systém nosíte pořád s sebou. Jen stránku s nastavením bohužel SN v aplikaci nemá a otevírá se v prohlížeči. Takže pro nastavování workflows a emailů je lepší pohodlně sednout k počítači a aplikaci pak už jen používat pro provoz.
- Elektronické podpisy – Konec tisknutí a kácení deštných pralesů! Všechny nabídky, smlouvy a dokumenty může klient „podepsat“ online. Je to brané stejně jako nákup na eshopu, takže souhlas se smlouvou je stejně platný, jako souhlas s obchodními podmínkami třeba na Alze. A na smlouvách je krásné to, že máte černé na bílém jaké je vaše práce a vy i klient jste krytí.
- Propojení s webem – Poptávkový formulář si umístíte na webovku a poptávky vám skáčou rovnou do Studia Ninja. Prosté že?
Jak používám Studio Ninja já? Jaké je moje workflow?
- Na webu mám umístěný poptávkový formulář. Z něj mi vše skočí rovnou do SN. Klient vybere druh focení, takže se poptávce zařadí i správné workflow. V SN se vytvoří klient a inquiry (poptávka).
- Klientovi odešlu předepsaný email s potřebnými informacemi. Dám mu vědět, jestli mám jeho termín volný, napíšu mu info ohledně schůzky nebo video hovoru. Tento krok by šel nejspíš automatizovat podle dostupnosti v kalendáři, ale já bych to rád měl více pod kontrolou, takže odesílám mail ručně.
- Klient má potřebné informace a domluvíme se na schůzce nebo video hovoru – v SN se mi vytvoří appointment (schůzka). Před schůzkou mi SN připomene, že mám schůzku.
- Na schůzce nebo při video hovoru se s klientem poznáme a předám mu veškeré potřebné informace, Pokud si sedneme, domluvíme se na dalším postupu.
- Po schůzce mi SN připomene, abych odeslal cenovou nabídku. V té si klient může vybrat z cenových balíčků a zaškrtne, o který má zájem. Můžu zahrnout příprodej – např. tisky, zapůjčení instaxu atd. Tento krok občas vynechám v závislosti na druhu zakázky a klientovi. Pokud vše jednoznačně domluvíme na schůzce, není potřeba posílat nabídku. Na druhou stranu, pokud vám nabídku potvrdí, máte to zase černé na bílém a faktura pak může vygenerovat položky podle nabídky.
- Poptávka se změní na „job“ (zakázku).
- Klientovi se pošle poděkování za booking a další informace o tom, co bude následovat. Tyto informace už ví ze zchůzky, ale je super mu to připomenout. A v emailu to snáze dohledá.
- Klientovi se odešle formulář na vyplnění, ve kterém jsou potřebné údaje na smlouvu o dílo.
- Po vyplnění mi přijde info a já můžu nachystat smlouvu o dílo (online). V podstatě do předpřipravené smlouvy doplním klientovi údaje a posílám k podepsání.
- Po podepsánní smlouvy se odešle info k platbě zálohy a faktura. Do plateb je možné zahrnout i paypal! Což já vnímám jako další možnost, jak nechat klient platit. U paypalu je nutné se smířit s tím, že vám to strhne nějaké peníze za zprostředkování. Platby si můžete ve fakturaci označovat jako přijaté. SN samo odesílá upozornění, když je něco před splatností nebo po splatnosti, takže na to nemusíte myslet.
- Nějaký čas před samotným focením SN ještě odešle další informace, co se bude dít. Dotaz jestli nejsou nějaké změny atd. Dva dny před focením mě SN upozorní, abych ještě telefonicky ověřil, že vše platí.
- Focení!
- Den po focení posílá SN klientovi poděkování a mě buzeruje, abych do nějakého termínu zpracoval zakázku.
- Mezitím si už SN řeší připomenutí doplatku faktury.
- Zpracuji zakázku a přes SN odesílám odkaz na galerii. V emailu mám předepsanou i prosbu o recenzi a nějaký bonus. Prostě aby to bylo hezké a vděčné!
- SN posílá nabídku na tisky.
- Dořešuji tisky a případně další drobnosti.
- Job hotovej
Je to super skvělý a jednoduchý, že jo? Většina emailů jde předepsat jednou. Pokud jejich odeslání kontrolujete ručně, můžete do nich navíc i před odesláním sáhnout a více text personalisovat nebo poupravit podle poptávky.
A celá tahle sranda stojí $16.90 měsíčně. To jsou nějaký čtyři stovky, pokud mě matika neklame. Skvělá cena za tunu ušetřenýho času! Navíc, pokud si Studio Ninja objednáte s mým referral kódem (doporučujícím), máte to o $5 levnější. Kód je AKYJ16G2RWM417. Pokud pak přes váš referral kód objedná někdo další, ten někdo má zase $5 dolů a vy taky. Takže pokud seženete myslím 4 lidi, máte SN zadarmo a oni levněji. To je super ne? 🙂
NEWS! Od září 2020 jsem ambasadorem Studia Ninja! Můžete nyní použít slevový kód KENJILOVESSN a budete mít Studio Ninja za polovinu na prvních 12 měsíců!
Pokud máte ke Studiu Ninja nějaké dotazy, nebojte se mě kontaktovat. Rád poradím a cokoliv zodpovím.
No a až to omrknete, nezapomeňte taky na moje aktuální vypsané kurzy a workshopy pro fotografy!